Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face respectând prevederile Ordinului Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 2634/2015.
Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 2634/2015 (Extras)
în vigoare de la 1 ianuarie 2016.
C. Păstrarea şi arhivarea registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar contabile
38. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 39 şi 40.
39. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile în care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
40. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.
Prin urmare, concret:
Registrele de contabilitate se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Următoarele documente se păstrează în arhivă timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite:
– notă de recepție și constatare de diferențe;
– bon de predare, transfer, restituire;
– bon de consum;
– bon de consum (colectiv);
– lista zilnică de alimente;
– dispoziție de livrare;
– fișă de magazie;
– listă de inventariere;
– listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
– chitanță;
– chitanță pentru operațiuni în valută;
– dispoziție de plată/încasare către casierie;
– borderou de achiziție;
– borderou de achiziție (de la producători individuali);
– decont pentru operațiuni în participație;
– ordin de deplasare (delegație);
– ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
– decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
– decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
– notă de debitare/creditare;
– fișă de cont pentru operațiuni diverse;
– fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
– decizie de imputare;
– angajament de plată.
Statele de salarii se păstrează în arhivă timp de 50 ani.
Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.